POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE INGENIERIA IT & T DE COLOMBIA S.A.S.

PREÁMBULO / INTRODUCCIÓN

INGENIERIA IT & T DE COLOMBIA S.A.S. (en adelante "LA EMPRESA" o "ITT INGENIERIA"), en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, y en consideración a su actividad principal consistente en la prestación de servicios de tecnología de la información, así como el suministro y desarrollo de hardware y software, reconoce la trascendental importancia de garantizar la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, empleados, proveedores y cualquier otra persona natural cuyos datos sean o puedan ser objeto de Tratamiento en el desarrollo de su objeto social. Este compromiso no solo responde a una obligación legal, sino que constituye un pilar fundamental para la construcción de relaciones de confianza y el adecuado desempeño de sus actividades comerciales y tecnológicas.

La presente Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos Personales (en adelante la "Política") se desarrolla en estricto cumplimiento de los mandatos contenidos en la Constitución Política de Colombia, especialmente sus artículos 15 (derecho a la intimidad personal y familiar y al buen nombre, y derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas) y 20 (derecho a la información). Asimismo, esta Política se fundamenta en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado parcialmente en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo), la Ley 1266 de 2008 en lo referente a datos de carácter financiero, crediticio, comercial y de servicios (en caso de ser aplicable a las operaciones de LA EMPRESA), la Ley 527 de 1999, "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales", y demás normas concordantes y complementarias, así como en las directrices e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad nacional de protección de datos.

El suministro de datos personales a LA EMPRESA, así como la utilización de sus servicios, la adquisición de su hardware o el uso de su software, implica la aceptación por parte del Titular de los términos y condiciones establecidos en la presente Política. Se entiende que dicha aceptación es libre, previa, expresa e informada, y habilita a LA EMPRESA para efectuar el Tratamiento de los datos personales conforme a lo aquí dispuesto.

LA EMPRESA adopta esta Política como una manifestación de su compromiso proactivo con la protección de datos, entendiendo que la gestión adecuada de la información personal es esencial en el entorno digital y tecnológico en el que opera, y un factor diferenciador que fortalece la confianza depositada por sus grupos de interés.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de los datos personales, para los efectos de esta Política, es:

Razón Social: INGENIERIA IT & T DE COLOMBIA S.A.S.

NIT (Número de Identificación Tributaria): 800.134.187

Domicilio Principal: Bogotá D.C., Cundinamarca, Colombia.

Dirección Principal: CRA 3D N° 60 - 15

Correo Electrónico para Asuntos de Protección de Datos: proteccion.datos@ittingenieria.com

Teléfono para Asuntos de Protección de Datos: (601) 3451992

Sitio Web: https://www.ittingenieria.com, https://www.ittingenieria.co

La debida identificación del Responsable del Tratamiento es un requisito fundamental conforme al literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y garantiza que los Titulares de los datos puedan ejercer efectivamente sus derechos. LA EMPRESA asegura que los canales de contacto designados para asuntos de protección de datos serán gestionados diligentemente para atender las solicitudes de los Titulares dentro de los plazos legales.

2. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Marco Legal Principal:

El Tratamiento de datos personales realizado por ITT INGENIERIA se someterá a la siguiente normativa principal:

Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.

Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado parcialmente en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015).

Ley 1266 de 2008 (si LA EMPRESA realiza Tratamiento de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países).

Ley 527 de 1999, en lo referente al comercio electrónico, mensajes de datos y firmas digitales, aspectos cruciales para la formalización de consentimientos y contratos en el entorno digital de los servicios, hardware y software ofrecidos.

Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), particularmente sus disposiciones sobre la información que debe suministrarse al consumidor y las normas aplicables al comercio electrónico (e.g., artículos 50, 52, 53), relevantes si los productos o servicios se comercializan directamente a consumidores o a través de plataformas electrónicas.

Circulares, guías e instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en su rol de autoridad de protección de datos.

La interacción de estas normativas es de especial consideración para una empresa de tecnología. Por ejemplo, el consentimiento para el Tratamiento de datos personales (regulado por la Ley 1581 de 2012) que se obtenga por medios electrónicos, como puede ser la aceptación de términos al descargar un software o suscribirse a un servicio, debe cumplir con los requisitos de validez del consentimiento electrónico establecidos en la Ley 527 de 1999. De igual forma, la información proporcionada al Titular sobre el producto o servicio (conforme a la Ley 1480 de 2011) debe ser coherente con las finalidades del Tratamiento de datos que se le informen.

Ámbito de Aplicación:

La presente Política será aplicable a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos administrada por ITT INGENIERIA, o cuyo Tratamiento le haya sido encargado, y que los haga susceptibles de ser tratados conforme a las finalidades aquí descritas.

Esta Política cobija a todas las personas naturales (Titulares) cuyos datos personales sean objeto de recolección y Tratamiento por parte de ITT INGENIERIA, incluyendo, sin limitarse a:

Clientes actuales, pasados y potenciales de los servicios, hardware y software de ITT INGENIERIA.

Usuarios finales de los productos y servicios tecnológicos ofrecidos por LA EMPRESA.

Empleados, ex empleados y candidatos en procesos de selección.

Proveedores, contratistas y sus respectivos personal.

Visitantes de las instalaciones físicas de ITT INGENIERIA (en caso de que se recolecten datos, por ejemplo, a través de sistemas de videovigilancia).

Visitantes y usuarios de los sitios web, plataformas digitales, aplicaciones móviles y cualquier otro canal digital operado por ITT INGENIERIA.

La definición clara del ámbito de aplicación asegura que todas las actividades de Tratamiento de datos y todas las categorías de Titulares relevantes para el negocio de servicios, hardware y software de ITT INGENIERIA estén cubiertas por los lineamientos de esta Política.

3. DEFINICIONES

Para la correcta interpretación y aplicación de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, y otras relevantes para el contexto de LA EMPRESA:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. El Tratamiento de datos sensibles requiere una autorización reforzada y está sujeto a restricciones legales específicas.

Dato Biométrico: Datos personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona natural que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos. Esta definición es particularmente relevante si ITT INGENIERIA implementa o utiliza sistemas de autenticación biométrica en su hardware, software o para el acceso a sus servicios.

Datos de Uso y Diagnóstico (para hardware/software): Información sobre cómo los Titulares utilizan el hardware, software o los servicios de LA EMPRESA. Esto puede incluir, entre otros, configuraciones del sistema, funciones utilizadas, interacciones con la interfaz, rendimiento del producto, informes de errores, datos de telemetría, y datos técnicos del dispositivo o sistema operativo. La naturaleza de estos datos debe ser cuidadosamente evaluada, ya que si están vinculados a un Titular identificable, constituyen datos personales y su Tratamiento debe adherirse a esta Política.

Cookies: Pequeños archivos de texto que los sitios web, aplicaciones o plataformas de software de LA EMPRESA pueden almacenar en el dispositivo del Titular (computador, tableta, smartphone) con el fin de recordar información sobre su visita, preferencias de navegación, o para facilitar ciertas funcionalidades.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de esta Política, INGENIERIA IT & T DE COLOMBIA S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta directamente.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, acceso, circulación, supresión, y en general, cualquier actividad realizada con los datos personales. Esto incluye también la transferencia de datos a terceros países o la transmisión nacional o internacional a Encargados, siempre que se cumplan los requisitos legales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

La correcta clasificación de los datos (público, privado, semiprivado, sensible) es fundamental, ya que de ello dependen las exigencias relativas al tipo de autorización requerida y el nivel de medidas de seguridad que LA EMPRESA debe implementar. En el contexto de una empresa de TI, los "Datos de Uso y Diagnóstico" generados por hardware y software deben ser analizados con detenimiento para determinar si, por sí mismos o en conjunto con otra información, pueden identificar a una persona natural y, en tal caso, si podrían ser considerados sensibles dependiendo de la información que revelen sobre el comportamiento o las características del Titular. Este análisis es crucial para garantizar el cumplimiento normativo desde la fase de diseño de productos y servicios (Privacidad desde el Diseño).

4. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ITT INGENIERIA se compromete a que todas sus actuaciones en materia de Tratamiento de datos personales se regirán por los siguientes principios, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales constituyen el marco fundamental para la interpretación y aplicación de esta Política:

Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen y complementen.

Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, específica, explícita e informada al Titular, de acuerdo con la Constitución y la Ley. Los datos no podrán ser recolectados, usados o tratados para propósitos distintos o incompatibles con aquellos para los cuales se obtuvo la autorización del Titular.

Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. LA EMPRESA propenderá por mantener la actualidad y exactitud de los datos, contando con la colaboración del Titular para la actualización de su información.

Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para una empresa de TI que puede utilizar servicios en la nube o contar con equipos de trabajo distribuidos globalmente, el cumplimiento de este principio implica la implementación de robustos controles de acceso, segregación de datos cuando sea aplicable (especialmente en entornos multi-inquilino), y la formalización de acuerdos contractuales con Encargados del Tratamiento que garanticen la restricción del acceso.

Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

La aplicación práctica de estos principios se reflejará en cada una de las secciones subsiguientes de esta Política, orientando las decisiones y procedimientos de LA EMPRESA en relación con la protección de datos personales.

5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDADES DEL MISMO

ITT INGENIERIA recolecta y trata diversos tipos de datos personales, los cuales varían según la naturaleza de la relación con el Titular y el producto o servicio específico involucrado. A continuación, se detallan los tipos de datos que podrían ser recolectados y las finalidades generales para su Tratamiento:

Tipos de Datos Personales Recolectados:

LA EMPRESA podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos personales:

Datos de Identificación: Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT, pasaporte), nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, género, estado civil, firma (manuscrita o digital).

Datos de Contacto: Dirección de domicilio y correspondencia, números de teléfono (fijo y móvil), direcciones de correo electrónico.

Datos Laborales (aplicable a empleados, candidatos y, en ciertos contextos, a personal de clientes o proveedores): Profesión u oficio, cargo actual o aspirado, experiencia laboral, historial académico, hoja de vida, referencias laborales y personales, afiliaciones a seguridad social.

Datos Financieros y Transaccionales (aplicable a clientes, proveedores y empleados para fines de pago): Información de cuentas bancarias (para la realización de pagos o cobros), historial de compras y servicios contratados con LA EMPRESA, información de facturación, datos crediticios (si se otorgan créditos o se consulta información financiera con autorización).

Datos de Conexión y Dispositivo (relevante para el uso de servicios en línea, software y hardware): Dirección IP, tipo y versión de navegador web, sistema operativo del dispositivo, identificadores únicos de dispositivo (como IMEI, dirección MAC, número de serie del hardware), información de la red.

Datos de Uso de Servicios, Hardware y Software: Esta categoría es de particular importancia para ITT INGENIERIA y puede incluir:
- Registros de interacciones con los servicios en línea, plataformas o aplicaciones (funciones utilizadas, frecuencia y duración de uso, configuraciones personalizadas, preferencias).
- Datos sobre el rendimiento del hardware y software (informes de errores, datos de diagnóstico, telemetría, logs de sistema, consumo de recursos).
- Datos de geolocalización (si los servicios, hardware o software utilizan esta función, siempre con el consentimiento explícito e informado del Titular para fines específicos).
- Credenciales de acceso a plataformas y servicios (nombres de usuario, contraseñas – almacenadas de forma segura y cifrada – o tokens de autenticación).
- Contenido generado, almacenado o transmitido por el usuario a través de los servicios o software de LA EMPRESA (si aplica y LA EMPRESA tiene acceso a dicho contenido como parte de la prestación del servicio, especificando claramente esta circunstancia y las responsabilidades asociadas).

Datos de Videovigilancia (si LA EMPRESA cuenta con sistemas de CCTV en sus instalaciones físicas): Imágenes y/o grabaciones de video capturadas por cámaras de seguridad.

Cookies y Tecnologías de Seguimiento (para sitios web, aplicaciones o software): Datos de navegación, preferencias del usuario, historial de visitas en sitios web, interacciones con el software, identificadores de sesión.

Datos Sensibles: LA EMPRESA solo recolectará y tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y con la autorización explícita y reforzada del Titular, o en los casos permitidos por la ley. Esto podría incluir, por ejemplo, datos biométricos para sistemas de autenticación avanzada en hardware o software, o datos de salud si algún servicio especializado lo requiere. Se informará de manera clara al Titular sobre la naturaleza sensible de los datos y la finalidad específica de su Tratamiento.

Finalidades del Tratamiento:

Los datos personales recolectados por ITT INGENIERIA serán tratados conforme a las siguientes finalidades, las cuales variarán dependiendo del grupo de interés y la naturaleza de la relación con el Titular:

Para Clientes y Usuarios de Servicios, Hardware y Software:

Ejecutar y dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y precontractuales derivadas de la adquisición, licenciamiento o uso de los servicios, hardware o software ofrecidos por LA EMPRESA.

Proveer, instalar, configurar, mantener, soportar y actualizar los servicios, hardware y software contratados o adquiridos.

Gestionar el acceso seguro a plataformas, aplicaciones, sistemas y funcionalidades de los productos y servicios.

Prestar servicios de soporte técnico, asistencia al usuario, y atender de manera eficiente consultas, peticiones, quejas, reclamos (PQR) y solicitudes de garantía.

Realizar actividades de facturación, procesamiento de pagos, gestión de cobro y administración de cartera.

Verificar la identidad de los Titulares para la prestación de servicios y la prevención de fraudes.

Analizar datos de uso, rendimiento, errores y diagnósticos de los servicios, hardware y software con el fin de mejorar su calidad, funcionalidad, usabilidad, estabilidad y seguridad. Esta finalidad es fundamental para la innovación y el mantenimiento de la competitividad de los productos de LA EMPRESA.

Investigar y desarrollar nuevos productos, servicios, funcionalidades o mejoras a los existentes, basándose en las necesidades y el comportamiento de los usuarios.

Comunicar información relevante sobre los productos o servicios contratados, incluyendo actualizaciones de software, nuevas versiones, parches de seguridad, cambios en los términos y condiciones, interrupciones programadas del servicio, y otra información operativa esencial.

Con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, enviar comunicaciones comerciales, publicitarias, ofertas, promociones, invitaciones a eventos, encuestas y noticias sobre productos y servicios de LA EMPRESA o de sus aliados comerciales estratégicos, a través de diversos canales como correo electrónico, SMS, mensajería instantánea o llamadas telefónicas.

Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado, análisis de tendencias de consumo y perfiles de usuario (con datos agregados o anonimizados siempre que sea posible) para entender mejor las necesidades de los clientes y adaptar la oferta de valor.

Gestionar la seguridad de la información, las redes y los sistemas de LA EMPRESA, así como la de los datos de los Titulares; prevenir, detectar e investigar fraudes, accesos no autorizados, violaciones de seguridad y otras actividades ilícitas o contrarias a los términos de uso.

Cumplir con las obligaciones legales impuestas a LA EMPRESA, incluyendo requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes, y para la defensa de los derechos de LA EMPRESA en procesos legales.

En el caso de hardware o software que procese datos por cuenta y orden de un cliente (actuando LA EMPRESA como Encargado del Tratamiento), las finalidades serán las definidas por dicho cliente (Responsable del Tratamiento) en el contrato respectivo, y el Tratamiento se limitará a dichas instrucciones.

Para Empleados, Ex empleados y Candidatos a Empleo:

Gestionar integralmente los procesos de selección de personal, reclutamiento y contratación.

Formalizar, ejecutar y terminar la relación laboral, incluyendo la administración de contratos de trabajo.

Cumplir con todas las obligaciones legales y reglamentarias en materia laboral, de seguridad social, pensiones, riesgos laborales, parafiscales y tributarias.

Administrar la nómina, realizar pagos de salarios, prestaciones sociales, beneficios y otros emolumentos.

Gestionar programas de bienestar laboral, capacitación, desarrollo profesional y evaluación del desempeño.

Controlar el acceso a las instalaciones y sistemas de información de LA EMPRESA.

Mantener registros históricos de la relación laboral.

Para Proveedores y Contratistas:

Gestionar la relación contractual o comercial, incluyendo la selección, evaluación, contratación y seguimiento.

Realizar pagos por los bienes o servicios suministrados y cumplir con las obligaciones contractuales y legales.

Evaluar el desempeño, la calidad de los productos o servicios y el cumplimiento de los acuerdos.

Mantener un registro de proveedores y contratistas.

Para Visitantes de Sitios Web y Usuarios de Plataformas Digitales:

Analizar el tráfico web, el comportamiento de navegación y las interacciones con el contenido para mejorar la experiencia del usuario, optimizar el diseño y la funcionalidad de los sitios y plataformas. Esto se realiza a menudo mediante cookies y tecnologías similares, previo consentimiento cuando sea requerido.

Atender y dar respuesta a solicitudes de información, consultas o contacto realizadas a través de formularios en línea u otros canales digitales.

Personalizar el contenido y la publicidad (si aplica y con consentimiento) mostrada en los sitios web.

Para Fines de Videovigilancia (si aplica en las instalaciones de LA EMPRESA):

Garantizar la seguridad de las personas (empleados, visitantes, etc.), los bienes y las instalaciones físicas de LA EMPRESA.

Prevenir, detectar e investigar incidentes de seguridad, hurtos o cualquier actividad ilícita.

Servir como prueba en procesos disciplinarios, administrativos o judiciales, si fuera necesario.

LA EMPRESA se asegurará de que cada finalidad sea lícita, informada de manera clara y específica al Titular, y que el Tratamiento de los datos se limite estrictamente a lo necesario para alcanzar dichas finalidades. Se debe tener presente que la recolección de "Datos de Uso de Servicios, Hardware y Software" puede ser extensa. Es fundamental distinguir entre los datos que son indispensables para la funcionalidad central del producto o servicio (cuyo consentimiento puede estar vinculado al contrato de prestación del servicio) y aquellos datos recolectados para finalidades secundarias, como la mejora del producto, análisis de mercado o marketing (que pueden requerir un consentimiento separado, específico y granular). Si LA EMPRESA actúa como Encargado del Tratamiento para datos de los clientes de sus propios clientes (por ejemplo, al proveer una plataforma de software como servicio), esta Política se refiere principalmente a LA EMPRESA como Responsable de sus propios datos recolectados. La relación como Encargado se regirá por acuerdos de procesamiento de datos (DPA) específicos con cada cliente Responsable.

6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El Tratamiento de datos personales por parte de ITT INGENIERIA requiere, como regla general, la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Manifestación y Medios para Otorgar la Autorización:

La autorización del Titular podrá manifestarse y obtenerse a través de diversos medios, tales como:

Un documento físico debidamente firmado.

Un documento electrónico, mediante mecanismos como mensajes de datos, aceptación mediante un clic ("click-wrap"), selección de casillas de verificación ("checkbox"), o cualquier otro formato electrónico que permita concluir de manera inequívoca la voluntad del Titular. La validez de estas formas de consentimiento electrónico se sustenta en la Ley 527 de 1999.

Una grabación de voz, en el caso de autorizaciones obtenidas por vía telefónica.

Conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Por ejemplo, la continuación en el uso de un servicio o software después de haber sido informado de la Política de Privacidad y sus actualizaciones. LA EMPRESA implementará los mecanismos necesarios para asegurar que la autorización cumpla con los requisitos de ser previa (antes de la recolección o uso del dato), expresa (que no haya dudas sobre la manifestación de voluntad) e informada (que el Titular conozca las finalidades y sus derechos).

Contenido de la Información Suministrada al Solicitar la Autorización:

Al momento de solicitar la autorización para el Tratamiento de datos personales, o de manera previa a la recolección, ITT INGENIERIA informará al Titular de manera clara y expresa, como mínimo, lo siguiente:

El Tratamiento específico al cual serán sometidos sus datos personales y la(s) finalidad(es) precisa(s) del mismo.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

Los derechos que le asisten como Titular de los datos personales, conforme a la Constitución y la Ley (ver Sección 8 de esta Política).

La identificación completa, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento (INGENIERIA IT & T DE COLOMBIA S.A.S., según lo detallado en la Sección 1 de esta Política).

Prueba de la Autorización:

ITT INGENIERIA conservará la prueba de la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales para su eventual consulta por parte del Titular o de las autoridades competentes. Los mecanismos de obtención de la autorización estarán diseñados para facilitar esta conservación.

Casos en que no se Requiere Autorización:

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Aviso de Privacidad:

En los casos en que no sea posible poner a disposición del Titular la presente Política de Tratamiento de la información al momento de la recolección de los datos (por ejemplo, en formularios breves, interacciones verbales o a través de dispositivos con interfaces limitadas), ITT INGENIERIA informará al Titular, por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas. Dicho Aviso de Privacidad se comunicará de manera oportuna y, en todo caso, antes de recolectar o tratar sus datos. El Aviso de Privacidad contendrá, como mínimo, la información exigida en el artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015 (anteriormente artículo 15 del Decreto 1377 de 2013), incluyendo la identidad del Responsable, las finalidades y los mecanismos para conocer la política completa.

Para el sector de tecnología, especialmente en el contexto de software y hardware, el momento y la forma de obtener la autorización son cruciales. Debe ser un paso claro y diferenciado durante el proceso de instalación, configuración inicial, registro de cuenta o primera utilización del producto o servicio. Es fundamental que el Titular comprenda qué datos se recolectarán, para qué fines (especialmente en relación con datos de uso, diagnóstico o telemetría) y cómo puede ejercer sus derechos, antes de que la recolección activa de datos comience. Simplemente incluir la política en un extenso Acuerdo de Licencia de Usuario Final (EULA) podría no ser suficiente para cumplir con el requisito de consentimiento "informado". LA EMPRESA considerará la implementación de avisos por capas o resúmenes destacados de las prácticas de privacidad en los puntos de interacción clave. Adicionalmente, se informará al Titular sobre las consecuencias de la revocación de su consentimiento, especialmente si esta afecta la funcionalidad esencial del servicio, hardware o software contratado.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES (HABEAS DATA)

ITT INGENIERIA reconoce y garantiza a los Titulares de datos personales el pleno ejercicio de sus derechos de Habeas Data, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes. Los Titulares podrán ejercer los siguientes derechos:

Derecho de Acceso: Conocer y acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA. Este acceso permitirá al Titular verificar la información que LA EMPRESA posee sobre él.

Derecho de Actualización, Rectificación y Supresión: Solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales cuando estos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Igualmente, podrán solicitar la supresión de sus datos personales en los casos en que proceda legalmente.

Derecho a Solicitar Prueba de la Autorización: Requerir prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que, de acuerdo con la ley (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012), dicha autorización no sea necesaria.

Derecho a ser Informado Respecto del Uso de los Datos: Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud formal, respecto del uso que se le ha dado y se le está dando a sus datos personales.

Derecho a Presentar Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Interponer quejas ante la SIC por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA EMPRESA.

Derecho a Revocar la Autorización y/o Solicitar la Supresión del Dato: Revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales y/o solicitar la supresión de los mismos, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocación y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que LA EMPRESA, en el Tratamiento, ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Es importante precisar que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal (por ejemplo, normatividad tributaria, de conservación de documentos comerciales) o contractual (por ejemplo, mientras subsista una obligación derivada de un contrato vigente con LA EMPRESA) de permanecer en la base de datos.

El ejercicio de estos derechos es personalísimo y gratuito. LA EMPRESA facilitará los mecanismos para que los Titulares puedan ejercerlos de manera ágil y efectiva. La capacidad técnica de LA EMPRESA para atender solicitudes, como la de supresión, es una consideración operativa importante. Esto puede implicar la eliminación de datos de bases de datos activas, sistemas de respaldo y registros (logs), siempre dentro de los límites permitidos por obligaciones legales de retención, como las relativas a registros de transacciones financieras o auditorías de seguridad.

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

ITT INGENIERIA ha establecido el siguiente procedimiento para que los Titulares de datos personales puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización:

Área Responsable de la Atención:

El área designada dentro de ITT INGENIERIA para la recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales será el área de [Nombre del Área o Cargo Responsable, ej: Oficial de Protección de Datos]. Esta área velará por la debida tramitación de las solicitudes conforme a la ley y a esta Política.

Canales de Atención Habilitados:

Los Titulares, o sus causahabientes debidamente acreditados, podrán dirigir sus solicitudes a través de los siguientes canales:

Correo Electrónico: A la dirección proteccion.datos@ittingenieria.com (o la dirección de correo electrónico especificada en la Sección 1 de esta Política). Se recomienda este canal para facilitar el registro y seguimiento de la solicitud.

Dirección Física para Correspondencia: CRA 3D N° 60 - 15, Bogotá D.C., Colombia, dirigida al área responsable de protección de datos.

Línea Telefónica de Contacto: Al número (601) 3451992, donde se orientará sobre el procedimiento a seguir.

Legitimación para el Ejercicio de los Derechos:

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las siguientes personas, conforme al artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015 (anteriormente artículo 20 del Decreto 1377 de 2013):

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente mediante copia de su documento de identidad o por los medios electrónicos que disponga LA EMPRESA para tal fin.

Por sus causahabientes (herederos), quienes deberán acreditar dicha calidad adjuntando el registro civil de defunción del Titular y los documentos que demuestren el parentesco o la calidad de heredero.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento mediante poder especial o general debidamente otorgado.

Por estipulación a favor de otro o para otro.

En el caso de niñas, niños o adolescentes, sus derechos serán ejercidos por las personas que estén legalmente facultadas para representarlos (generalmente los padres o tutores legales), previa acreditación de dicha representación.

Contenido Mínimo de la Solicitud (Consulta o Reclamo):

Toda solicitud presentada por el Titular o su representante deberá contener, como mínimo, la siguiente información para garantizar su correcta tramitación:

Nombre completo y apellidos del Titular.

Número del documento de identificación del Titular.

Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.

Indicación específica del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar autorización, solicitar prueba de autorización, ser informado sobre el uso).

Dirección física y/o dirección de correo electrónico para recibir notificaciones y la respuesta a la solicitud.

Teléfono de contacto.

Cualquier documento que se quiera hacer valer como prueba o soporte de la solicitud (si aplica).

Firma del solicitante (si el medio lo permite).

Si la solicitud es presentada por un tercero (representante, apoderado, causahabiente), se deberá adjuntar el documento que acredite la calidad en la que actúa.

Procedimiento para Consultas (Conforme al Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012):

Las consultas formuladas por el Titular o sus causahabientes sobre sus datos personales que reposen en las bases de datos de LA EMPRESA serán atendidas de la siguiente manera:

LA EMPRESA deberá atender la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para Reclamos (Conforme al Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

Los reclamos presentados por el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, serán tramitados bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo resulta incompleto (es decir, no cumple con el contenido mínimo detallado anteriormente), LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que LA EMPRESA no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos donde reposan los datos del Titular una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Esta anotación se realizará en un término no mayor a dos (2) días hábiles desde la recepción del reclamo completo y deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido de fondo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Solicitud de Supresión de Datos y Revocación de la Autorización:

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA EMPRESA la supresión (eliminación) de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, siguiendo el procedimiento arriba indicado.

No obstante, es fundamental que el Titular comprenda que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando:

El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de LA EMPRESA (e.g., obligaciones fiscales, contratos vigentes que requieran el dato).

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos, o la ejecución de sanciones administrativas.

Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Tabla Resumen de Derechos y Procedimientos:

Para facilitar la comprensión de los Titulares sobre sus derechos y los mecanismos para ejercerlos, se presenta la siguiente tabla resumen:

Derecho del Titular	Descripción Breve	Cómo Ejercerlo (Canal Principal Sugerido)	Plazo Máximo de Respuesta de LA EMPRESA
Conocer, Acceder	Consultar los datos personales que LA EMPRESA tiene sobre el Titular y el Tratamiento que se les da.	Correo Electrónico: proteccion.datos@ittingenieria.com	Consultas: Diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, previa información al interesado.
Actualizar, Rectificar	Solicitar la corrección o modificación de datos personales que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error.	Correo Electrónico: proteccion.datos@ittingenieria.com	Reclamos: Quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, previa información al interesado.
Solicitar Prueba de Autorización	Requerir copia del consentimiento (autorización) que el Titular otorgó a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus datos personales.	Correo Electrónico: proteccion.datos@ittingenieria.com	Consultas: Diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, previa información al interesado.
Ser Informado sobre el Uso de Datos	Solicitar información a LA EMPRESA sobre el uso específico que se le ha dado a sus datos personales.	Correo Electrónico: proteccion.datos@ittingenieria.com	Consultas: Diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, previa información al interesado.
Presentar Quejas ante la SIC	Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que LA EMPRESA ha vulnerado sus derechos de protección de datos, una vez agotado el trámite directo.	Directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).	Según los plazos y procedimientos establecidos por la SIC.
Revocar Autorización y/o Suprimir Datos	Cancelar el consentimiento otorgado para el Tratamiento de sus datos o solicitar la eliminación de los mismos de las bases de datos de LA EMPRESA.	Correo Electrónico: proteccion.datos@ittingenieria.com	Reclamos: Quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, previa información al interesado. La solicitud no procederá si existe un deber legal o contractual de permanencia del dato, o si la supresión obstaculiza actuaciones judiciales o administrativas.

La inclusión de esta tabla busca mejorar la transparencia y facilitar a los Titulares el entendimiento y ejercicio de sus derechos, en línea con el espíritu de la Ley 1581 de 2012. LA EMPRESA podrá considerar la implementación de herramientas tecnológicas o portales de autogestión para que los usuarios puedan administrar sus datos y preferencias de manera más directa, lo cual puede optimizar la eficiencia en la atención de estas solicitudes, especialmente si se prevé un volumen considerable de usuarios de sus servicios, hardware o software.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

ITT INGENIERIA podrá compartir datos personales con terceros, bajo las figuras de Transferencia o Transmisión, siempre en cumplimiento de la normativa colombiana de protección de datos y para las finalidades autorizadas por el Titular o permitidas por la ley.

Transferencia Nacional o Internacional de Datos Personales:

LA EMPRESA podrá realizar la Transferencia de datos personales a terceros que actúen como Responsables del Tratamiento, ubicados en Colombia o en el exterior. Esta Transferencia se realizará cuando:

Se cuente con la autorización previa, expresa e informada del Titular para dicha Transferencia, en la cual se le informará sobre la finalidad de la misma y la identidad o tipo de entidad del nuevo Responsable.

La ley lo autorice o exija (por ejemplo, a entidades públicas o autoridades judiciales en ejercicio de sus funciones).

Se trate de una transferencia bancaria o bursátil, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

Sea una transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

Sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y LA EMPRESA, o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre que se cuente con la autorización del Titular.

Tenga por objeto la cooperación internacional entre organismos de inteligencia y contrainteligencia para la lucha contra el terrorismo, el narcotráfico, el lavado de activos, la corrupción y la delincuencia organizada transnacional. En el caso de Transferencias internacionales de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, LA EMPRESA se asegurará de que se cumplan los requisitos legales para efectuar dicha transferencia, tales como la obtención de la autorización expresa e inequívoca del Titular para la transferencia, la suscripción de cláusulas contractuales tipo o la demostración de que la transferencia está amparada por alguna de las excepciones legales. Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, salvo las excepciones legales.

Transmisión Nacional o Internacional de Datos Personales a Encargados:

LA EMPRESA podrá realizar la Transmisión de datos personales a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento (tales como proveedores de servicios tecnológicos, plataformas en la nube, servicios de soporte técnico, procesamiento de pagos, servicios de marketing, auditoría, entre otros), ubicados en Colombia o en el exterior, para que realicen el Tratamiento de los datos por cuenta y bajo las instrucciones de LA EMPRESA.

Estas Transmisiones no requerirán ser informadas individualmente al Titular ni contar con su consentimiento específico para la Transmisión, siempre y cuando:

Exista un contrato de transmisión de datos personales entre LA EMPRESA (Responsable) y el tercero (Encargado), de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.5.2. del Decreto 1074 de 2015 (anteriormente artículo 25 del Decreto 1377 de 2013).

Dicho contrato impondrá al Encargado, como mínimo, las siguientes obligaciones:
- Realizar el Tratamiento de los datos personales únicamente para las finalidades y según las instrucciones comunicadas por LA EMPRESA.
- Cumplir con los principios rectores de la protección de datos personales.
- Implementar y mantener las medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Guardar estricta confidencialidad respecto de los datos personales transmitidos.
- No utilizar los datos personales para fines propios o diferentes a los pactados.
- Devolver o suprimir de forma segura los datos personales una vez cumplida la finalidad del encargo, según las instrucciones de LA EMPRESA.
- Permitir a LA EMPRESA realizar auditorías para verificar el cumplimiento de las obligaciones.

Para una empresa de tecnología como ITT INGENIERIA, el uso de proveedores de servicios en la nube (IaaS, PaaS, SaaS), herramientas de análisis de datos, plataformas de marketing digital, o servicios de soporte técnico tercerizados, a menudo implica la transmisión de datos personales, incluso a nivel internacional. Por ello, LA EMPRESA ejercerá una debida diligencia en la selección de dichos Encargados, verificando su idoneidad y capacidad para garantizar la protección de los datos personales. Se priorizarán proveedores que ofrezcan garantías contractuales robustas y, en caso de transmisiones internacionales, que estén ubicados en países con niveles adecuados de protección o que se adhieran a mecanismos reconocidos que aseguren dicha protección.

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ITT INGENIERIA está firmemente comprometida con la protección de la información y los datos personales de los Titulares. En cumplimiento del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA adoptará e implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables y necesarias para otorgar seguridad a los registros y datos personales, buscando evitar su adulteración, pérdida, consulta no autorizada, uso o acceso fraudulento o no permitido.

Las medidas de seguridad implementadas por LA EMPRESA estarán acordes con la naturaleza de los datos personales tratados, los riesgos a los que están expuestos y las capacidades tecnológicas de LA EMPRESA. Estas medidas podrán incluir, entre otras, las siguientes:

Medidas Técnicas:

Controles de Acceso Lógico: Implementación de sistemas de autenticación robustos para el acceso a sistemas de información y bases de datos que contengan datos personales, incluyendo el uso de credenciales seguras (contraseñas complejas y de cambio periódico), y consideración de mecanismos de autenticación multifactor (MFA) para accesos críticos.

Seguridad en el Ciclo de Vida del Software y Hardware: Incorporación de principios de privacidad y seguridad desde el diseño (Privacy and Security by Design) en el desarrollo y adquisición de software y hardware. Realización de pruebas de seguridad y gestión de vulnerabilidades en los productos y servicios ofrecidos.

Seguridad Perimetral y de Redes: Uso de firewalls, sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDS/IPS), segmentación de redes y otras tecnologías para proteger la infraestructura de TI de LA EMPRESA.

Cifrado de Datos: Aplicación de técnicas de cifrado para proteger la confidencialidad de los datos personales sensibles tanto en reposo (almacenados) como en tránsito (durante su comunicación a través de redes públicas o internas), utilizando protocolos seguros como SSL/TLS para las comunicaciones web.

Copias de Seguridad (Backups) y Recuperación ante Desastres: Establecimiento de políticas y procedimientos para la realización periódica de copias de seguridad de la información crítica, incluyendo bases de datos con datos personales, y planes para la recuperación de dicha información en caso de incidentes o desastres.

Monitoreo y Registro de Actividad (Logging): Implementación de sistemas de monitoreo y registro de eventos de seguridad y accesos a los sistemas de información, para facilitar la detección de actividades anómalas y la investigación de incidentes.

Protección contra Malware: Uso de software antivirus y antimalware actualizado en los sistemas y dispositivos de LA EMPRESA.

Medidas Humanas:

Capacitación y Concienciación: Desarrollo e implementación de programas continuos de capacitación y concienciación para todos los empleados y contratistas con acceso a datos personales, sobre la importancia de la protección de datos, las políticas internas, los procedimientos de seguridad y la gestión de riesgos.

Asignación de Roles y Responsabilidades: Definición clara de roles y responsabilidades en materia de seguridad de la información y protección de datos. Aplicación del principio de menor privilegio, asegurando que los usuarios solo tengan acceso a los datos personales estrictamente necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

Acuerdos de Confidencialidad: Suscripción de acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y cualquier tercero que, en el ejercicio de sus funciones o prestación de servicios, tenga acceso a datos personales tratados por LA EMPRESA.

Medidas Administrativas:

Políticas y Procedimientos Internos: Desarrollo, implementación y mantenimiento de un conjunto de políticas, estándares y procedimientos internos en materia de seguridad de la información y protección de datos, que complementen la presente Política.

Gestión de Incidentes de Seguridad: Establecimiento de un procedimiento formal para la identificación, reporte, análisis, contención, erradicación, recuperación y lecciones aprendidas de incidentes de seguridad que afecten datos personales, incluyendo la notificación a la SIC y a los Titulares afectados cuando sea legalmente requerido.

Gestión de Activos de Información: Identificación y clasificación de los activos de información, incluyendo las bases de datos personales, para aplicar los controles de seguridad adecuados según su criticidad y sensibilidad.

Seguridad Física: Implementación de controles de acceso físico a las instalaciones de LA EMPRESA, especialmente a aquellas áreas donde se almacenan o procesan datos personales de forma centralizada o donde se ubican servidores críticos.

Due Diligence de Terceros: Evaluación de las prácticas de seguridad y protección de datos de los proveedores y Encargados del Tratamiento antes de su contratación y durante la vigencia de la relación contractual.

Auditorías y Revisiones Periódicas: Realización de auditorías internas y/o externas y revisiones periódicas de las medidas de seguridad para verificar su efectividad y adecuación a los riesgos cambiantes y a la evolución tecnológica.

LA EMPRESA entiende que la seguridad es un proceso continuo y dinámico. Por ello, revisará y actualizará sus medidas de seguridad de forma regular, en función de la evolución de las amenazas, las nuevas tecnologías disponibles y los cambios en la normativa aplicable, siempre con el objetivo de mantener un nivel de protección adecuado para los datos personales bajo su responsabilidad. La proporcionalidad de estas medidas se evaluará en función de los riesgos asociados a los tipos de datos tratados y la naturaleza de los servicios, hardware y software que ofrece LA EMPRESA.

11. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA)

ITT INGENIERIA reconoce la especial protección que merecen los datos personales de los niños, niñas y adolescentes (NNA), y se compromete a cumplir con las disposiciones legales que regulan su Tratamiento.

Principio General y Excepciones:

El Tratamiento de datos personales de NNA está, por regla general, proscrito. Sin embargo, la ley permite su Tratamiento excepcionalmente cuando se trate de datos de naturaleza pública, o cuando, no siendo públicos, el Tratamiento:

Responda y respete el interés superior de los NNA, el cual debe ser evaluado en cada caso concreto.

Asegure el respeto de sus derechos fundamentales, tales como el derecho a la intimidad, al honor, a la imagen, y al libre desarrollo de la personalidad.

Autorización para el Tratamiento de Datos de NNA:

En los casos en que proceda el Tratamiento de datos personales de NNA, LA EMPRESA deberá obtener la autorización previa, expresa e informada del representante legal del NNA (padres o quien ejerza la patria potestad o tutela). Antes de que el representante legal otorgue la autorización, se deberá garantizar que el NNA haya ejercido su derecho a ser escuchado. La opinión del NNA será valorada teniendo en cuenta su grado de madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto y las implicaciones del Tratamiento de sus datos.

Declaración Específica de LA EMPRESA:

ITT INGENIERIA declara que sus servicios, hardware y software no están dirigidos primordialmente a niños, niñas o adolescentes. No obstante, si en alguna circunstancia excepcional se llegare a recolectar o tratar datos personales de NNA (por ejemplo, en el contexto de programas educativos específicos, o si un NNA utiliza un servicio bajo la supervisión y con el consentimiento de su representante legal, o en el caso de hijos de empleados para fines de beneficios), LA EMPRESA aplicará rigurosamente los principios y requisitos legales mencionados, asegurando la máxima protección de sus derechos. Se implementarán medidas para verificar la edad de los usuarios cuando sea pertinente y para gestionar adecuadamente el consentimiento del representante legal. La Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) también establece deberes específicos en el comercio electrónico cuando se involucra a NNA, los cuales serán observados por LA EMPRESA si aplica.

LA EMPRESA insta a los padres y representantes legales a supervisar activamente el uso que los NNA hacen de la tecnología y los servicios en línea, y a educarlos sobre los riesgos y la importancia de proteger su información personal.

12. USO DE COOKIES Y OTRAS TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

ITT INGENIERIA informa a los Titulares que sus sitios web, plataformas en línea, y algunas de sus aplicaciones de software o funcionalidades de hardware pueden utilizar cookies y/u otras tecnologías de seguimiento similares (tales como píxeles, balizas web, almacenamiento local, etc.) con el objetivo de mejorar la experiencia del usuario, facilitar la navegación, analizar el tráfico y el uso de los servicios, recordar preferencias, personalizar contenido y, en algunos casos, con fines publicitarios (siempre con el consentimiento del Titular cuando sea requerido).

¿Qué son las Cookies y Tecnologías Similares?

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el navegador o dispositivo del Titular (computador, tableta, smartphone) cuando visita un sitio web o utiliza una aplicación. Estas tecnologías permiten al sitio web o aplicación recordar información sobre la visita del Titular, como su idioma de preferencia, datos de inicio de sesión (de forma segura), páginas visitadas, duración de la visita, y otras configuraciones, lo que puede facilitar su próxima visita y hacer que el sitio o aplicación sea más útil.

Tipos de Cookies Utilizadas y Finalidades:

LA EMPRESA podrá utilizar los siguientes tipos de cookies, entre otras:

Cookies Estrictamente Necesarias (Esenciales): Son aquellas indispensable para el correcto funcionamiento del sitio web, plataforma o aplicación. Permiten al Titular navegar por el sitio y utilizar sus funciones básicas (e.g., acceso a áreas seguras, gestión de sesiones). Sin estas cookies, ciertos servicios o funcionalidades podrían no estar disponibles.

Cookies de Rendimiento y Analíticas: Recopilan información anónima o agregada sobre cómo los Titulares utilizan los sitios web o aplicaciones (e.g., páginas más visitadas, tiempo de permanencia, mensajes de error). Estos datos se utilizan para medir la actividad, identificar problemas y mejorar el rendimiento y la usabilidad de los servicios. LA EMPRESA puede utilizar herramientas de terceros, como Google Analytics, para estos fines.

Cookies de Funcionalidad: Permiten al sitio web o aplicación recordar las elecciones y preferencias del Titular (e.g., nombre de usuario, idioma, región, tamaño de texto) para proporcionar una experiencia más personalizada y conveniente.

Cookies de Publicidad o Marketing (Targeting): Si LA EMPRESA utiliza este tipo de cookies (con el consentimiento explícito del Titular), estas se emplean para mostrar publicidad que sea relevante para los intereses del Titular, tanto dentro como fuera de los sitios o aplicaciones de LA EMPRESA. También pueden utilizarse para limitar el número de veces que se muestra un anuncio y para medir la efectividad de las campañas publicitarias. Estas cookies suelen ser de terceros (e.g., redes publicitarias).

Información Recopilada a través de Cookies:

La información que se puede recopilar mediante cookies y tecnologías similares puede incluir: dirección IP, tipo y versión de navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo, información de la red, páginas visitadas, enlaces seleccionados, tiempo de permanencia en cada página, fecha y hora de acceso, sitios web de referencia, y otras estadísticas de navegación o interacción.

Consentimiento para el Uso de Cookies no Esenciales:

Para el uso de cookies que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio web, plataforma o aplicación (como las cookies analíticas de terceros, de funcionalidad avanzada o de publicidad), LA EMPRESA solicitará el consentimiento previo e informado del Titular. Este consentimiento se obtendrá, por lo general, a través de un banner o aviso de cookies claramente visible al ingresar al sitio o aplicación, que permitirá al Titular aceptar, rechazar o configurar sus preferencias de cookies.

Gestión de Cookies por parte del Usuario:

Los Titulares tienen la posibilidad de configurar su navegador web para aceptar, rechazar o eliminar cookies. La mayoría de los navegadores permiten gestionar las cookies a través de sus menús de configuración u opciones. El Titular puede bloquear todas las cookies, aceptar solo algunas, o recibir una notificación antes de que se almacene una cookie. Sin embargo, es importante tener en cuenta que si se bloquean o eliminan cookies (especialmente las necesarias), algunas funcionalidades del sitio web o aplicación podrían verse afectadas o no funcionar correctamente. LA EMPRESA podrá proporcionar también herramientas propias dentro de sus plataformas para que el Titular gestione sus preferencias de cookies.

Cookies de Terceros y Enlaces a sus Políticas:

Si LA EMPRESA utiliza cookies o tecnologías de seguimiento de terceros (e.g., Google Analytics, redes sociales, proveedores de publicidad), se informará al Titular sobre ello. El uso de estas cookies de terceros está sujeto a las propias políticas de privacidad de dichos terceros, no a la de LA EMPRESA. Se recomienda a los Titulares revisar dichas políticas. Cuando sea posible, se proporcionarán enlaces a las políticas de privacidad de estos terceros.

El uso de cookies analíticas y publicitarias puede implicar la compartición de datos (incluso seudonimizados) con terceras empresas (por ejemplo, proveedores de tecnología publicitaria). Dicha compartición, si involucra datos personales, se considerará una transferencia o transmisión de datos y deberá cumplir con los requisitos legales correspondientes, incluyendo la obtención del consentimiento del Titular para tal fin, especialmente cuando se trate de finalidades no esenciales como la publicidad dirigida.

13. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales recolectados por ITT INGENIERIA serán objeto de Tratamiento y conservados en sus bases de datos durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, o por los periodos establecidos en las normas vigentes aplicables, o mientras subsista una relación contractual o comercial con el Titular, o hasta que el Titular solicite su supresión en ejercicio de su derecho de Habeas Data, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que imponga a LA EMPRESA la obligación de conservarlos por un término superior.

Criterios Generales para la Conservación:

LA EMPRESA determinará el periodo de conservación de los datos personales atendiendo a los siguientes criterios:

Necesidad para la Finalidad: Los datos se conservarán mientras sean necesarios para alcanzar la finalidad específica para la cual fueron autorizados por el Titular.

Obligaciones Legales: Se respetarán los periodos de retención documental exigidos por las leyes colombianas (e.g., normativa comercial, tributaria, laboral, de protección al consumidor, entre otras). Por ejemplo, los documentos comerciales y contables suelen requerir una conservación de al menos diez (10) años.

Obligaciones Contractuales: Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y por el tiempo adicional que sea necesario para atender responsabilidades derivadas del contrato (e.g., garantías, reclamaciones post-contractuales).

Defensa de Derechos: Los datos podrán conservarse por el tiempo necesario para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones o derechos de LA EMPRESA o de terceros.

Periodos de Conservación Específicos (Ejemplos Ilustrativos):

Información de Clientes y Usuarios: Se conservará durante la vigencia de la relación contractual o la prestación del servicio, y posteriormente por el término legal aplicable para atender obligaciones fiscales, contables, de garantía y eventuales responsabilidades.

Información de Empleados: Se conservará durante toda la vigencia de la relación laboral y, una vez terminada esta, por el tiempo que establezcan las normas laborales, de seguridad social y pensionales para la atención de reclamaciones y el cumplimiento de obligaciones post-contractuales.

Información de Proveedores y Contratistas: Se conservará durante la vigencia de la relación contractual y por el término legal necesario para el cumplimiento de obligaciones y responsabilidades.

Datos de Uso y Diagnóstico de Software/Hardware: Los datos personales identificables recolectados para fines de diagnóstico, soporte o mejora del producto se conservarán por el tiempo estrictamente necesario para cumplir dichas finalidades. Posteriormente, podrán ser anonimizados o agregados para fines estadísticos o de investigación y desarrollo, en cuyo caso podrán conservarse indefinidamente al no constituir ya datos personales.

Datos de Candidatos en Procesos de Selección no Contratados: Se conservarán por un periodo limitado (e.g., seis (6) meses a un (1) año) para consideración en futuras vacantes, siempre que se cuente con el consentimiento del candidato para ello. De lo contrario, serán suprimidos una vez finalizado el proceso de selección para el cual se postularon.

Registros de Videovigilancia: Se conservarán por un periodo prudencial y técnicamente razonable, de acuerdo con la finalidad de seguridad, y luego serán suprimidos de forma segura, salvo que sean requeridos por autoridades competentes o para la investigación de incidentes.

Supresión Segura de los Datos:

Una vez cumplida la(s) finalidad(es) del Tratamiento y/o vencido el plazo de conservación legal o contractual, y siempre que no medie una solicitud de supresión por parte del Titular que deba ser atendida con anterioridad (y no existan impedimentos legales para ello), ITT INGENIERIA procederá a la supresión segura y definitiva de los datos personales de sus bases de datos. Esto implica la eliminación física o lógica de la información, o su anonimización irreversible, de manera que no puedan ser recuperados o asociados a un Titular.

Es importante destacar que el derecho del Titular a solicitar la supresión de sus datos ("derecho al olvido") debe ser ponderado con las obligaciones de conservación que puedan recaer sobre LA EMPRESA. La política de retención de datos de LA EMPRESA definirá de manera interna los plazos específicos para cada tipo de dato y base de datos, y los procedimientos para su eliminación segura.

14. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

ITT INGENIERIA se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento y de manera unilateral, con el fin de adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales, cambios en sus prácticas de Tratamiento de datos, o para reflejar nuevas ofertas de servicios, hardware o software.

Notificación de Cambios Sustanciales:

Cualquier modificación que se considere sustancial a esta Política – entendiendo por tal aquella que afecte de manera significativa la identificación del Responsable del Tratamiento, las finalidades principales del Tratamiento que impacten la autorización otorgada, o que restrinja los derechos de los Titulares – será comunicada de forma oportuna y clara a los Titulares antes de su efectiva implementación.

Dicha comunicación se realizará a través de los medios habituales de contacto que LA EMPRESA utilice con los Titulares, tales como:

Correo electrónico (si se dispone de este dato y se cuenta con autorización para comunicaciones).

Avisos destacados en el sitio web oficial de LA EMPRESA.

Notificaciones dentro de las aplicaciones de software o interfaces de hardware (si aplica y es técnicamente viable).

Cualquier otro mecanismo idóneo que garantice el conocimiento del Titular.

Publicación de la Política Actualizada:

La versión más reciente y actualizada de la Política de Privacidad estará siempre disponible para consulta pública en el sitio web de ITT INGENIERIA, en la siguiente dirección: https://www.ittingenieria.com/legal/politica-de-privacidad. Se indicará la fecha de la última actualización.

Vigencia de las Modificaciones:

Las modificaciones a la Política de Privacidad entrarán en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el sitio web, o desde la fecha que se indique expresamente en la comunicación de la modificación.

El uso continuado de los servicios, hardware o software de ITT INGENIERIA por parte del Titular después de la notificación y/o publicación de los cambios en la Política de Privacidad implicará su aceptación de dichas modificaciones, salvo que se requiera una nueva autorización expresa para finalidades no contempladas inicialmente.

Para productos de software o hardware que puedan operar de manera desconectada o con conexiones infrecuentes a internet, LA EMPRESA evaluará los mecanismos más efectivos para asegurar que los usuarios sean informados de las actualizaciones de la política, como pueden ser notificaciones en la aplicación al momento de la siguiente conexión o, para cambios muy significativos, la exigencia de revisar y aceptar la nueva política antes de continuar utilizando el producto o servicio.

15. LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN

Ley Aplicable:

La presente Política de Privacidad, así como todos los aspectos relacionados con el Tratamiento de datos personales realizado por INGENIERIA IT & T DE COLOMBIA S.A.S., se rigen integralmente por las leyes de la República de Colombia, en especial por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes y complementarias.

Jurisdicción:

Cualquier controversia, disputa o reclamación que surja de la interpretación, aplicación, ejecución o incumplimiento de esta Política de Privacidad, o del Tratamiento de datos personales realizado por LA EMPRESA, y que no pueda ser resuelta de manera directa entre las partes, se someterá a la jurisdicción y competencia de los jueces y tribunales de la República de Colombia, con sede en la ciudad de Bogotá D.C.

Si bien esta Política se rige por la legislación colombiana, ITT INGENIERIA reconoce que, en el contexto de la prestación de servicios tecnológicos y la comercialización de hardware y software a nivel global, podrían existir interacciones con Titulares de datos ubicados en otras jurisdicciones con normativas de protección de datos propias (como el Reglamento General de Protección de Datos - RGPD de la Unión Europea). LA EMPRESA evaluará la aplicabilidad de dichas normativas extraterritoriales a sus operaciones y, de ser necesario, implementará las medidas o avisos complementarios que correspondan para asegurar el cumplimiento en dichos contextos, sin perjuicio de la primacía de la ley colombiana para esta Política.

16. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA Y VERSIÓN

Fecha de Aprobación Interna: [26 de mayo de 2025].

Fecha de Entrada en Vigencia: La presente Política de Tratamiento de Información y Protección de Datos Personales rige a partir del [27] de [mayo] de [2025].

Versión Actual: Versión 1.0.